آنچه مدیران محصول باید از متد Shape Up بدانند

متد Shape Up که توسط Basecamp توسعه یافته است، رویکردی جدید برای مدیریت پروژه‌های نرم‌افزاری است که به کمک آن تیم‌های توسعه می‌توانند محصولات خود را به صورت کارآمدتر و موثرتر ارائه دهند. این متد برای مقابله با مشکلاتی مانند اضافه بار کاری، ناامنی در مورد موعدهای تحویل و ناتوانی در تکمیل پروژه‌ها به موقع طراحی شده است. در ادامه به توضیح اجزای اصلی این متد می‌پردازیم:

اجزای اصلی متد Shape Up

1. چرخه‌های ۶ هفته‌ای (Six-week cycles): پروژه‌ها به چرخه‌های شش هفته‌ای تقسیم می‌شوند. هر چرخه به توسعه یک ویژگی یا بهبود مشخص اختصاص دارد. این بازه زمانی به تیم‌ها کمک می‌کند تا بدون فشار زمانی زیاد، کار خود را به موقع و با کیفیت انجام دهند.
2. مدیریت دامنه (Scope Hammering): به جای گسترش دامنه پروژه، تیم‌ها باید دامنه کار را محدود و متمرکز کنند. این به معنای اولویت دادن به ویژگی‌های مهم و حذف آن‌هایی است که کمتر اهمیت دارند.
3. شکل‌دهی (Shaping): قبل از اینکه یک پروژه به تیم توسعه واگذار شود، ایده‌های پروژه توسط مدیران محصول و طراحان به شکل مفصل‌تر شکل می‌گیرد. این مرحله شامل تعریف مشکل، ارائه راه‌حل‌های بالقوه و تعیین مرزهای دامنه پروژه است.
4. بازیگرها (Appetite): برای هر پروژه، یک بازه زمانی مشخص برای انجام آن تعیین می‌شود (که ممکن است کمتر از ۶ هفته باشد). این بازه زمانی بر اساس میزان منابع و پیچیدگی کار تعیین می‌شود و به تیم‌ها کمک می‌کند تا بتوانند مدیریت بهتری بر روی کار خود داشته باشند.
5. تیم‌های کوچک (Small Teams): پروژه‌ها توسط تیم‌های کوچکی از توسعه‌دهندگان و طراحان انجام می‌شود. تیم‌های کوچک باعث افزایش کارآیی و کاهش بروکراسی می‌شوند.
6. بتاها و پولیش (Bets and Polish): در انتهای هر چرخه، محصول به مرحله بتا می‌رسد که شامل تست و رفع اشکالات نهایی است. این مرحله تضمین می‌کند که محصول نهایی به خوبی کار کند و آماده عرضه به بازار باشد.
7. برنامه‌ریزی مجدد (Cooldown): پس از هر چرخه شش هفته‌ای، یک دوره کوتاهتر برای ارزیابی و برنامه‌ریزی مجدد تعیین می‌شود. در این دوره، تیم‌ها فرصت دارند تا به بازخوردها پاسخ دهند و برای چرخه بعدی برنامه‌ریزی کنند.

توسعه محصول یک فرآیند بسیار پیچیده است. این کار با درک اینکه مشتریان شما چه کسانی هستند، نقاط درد مشتریان چیست، ارائه راه حل هایی برای حل آن نقاط دردناک و در نهایت اجرای آن راه حل ها شروع می شود. این ممکن است بسیار ساده به نظر برسد و احتمالاً اینطور است اما فقط زمانی که تیم ها کوچک هستند. از لحظه‌ای که تیم‌ها بزرگ‌تر می‌شوند، برخی از مشکلات رایج ظاهر می‌شوند. برخی از آنها عبارتند از:

تیم‌ها احساس می‌کنند که پروژه‌ها بدون تاریخ پایان واقع‌بینانه و هیچ پایانی پیش‌روی می‌کنند.
مدیریت بالاتر فشار عدم اجرای به موقع پروژه ها را احساس می کند و در نتیجه تأثیر قابل توجهی بر درآمد شرکت دارد.
مدیران محصول احساس می کنند که بخشی از کارخانه ویژگی هستند و نمی توانند روی چشم انداز و استراتژی محصول تمرکز کنند.
تیم مهندسی احساس می کند که به دلیل کار روی چندین پروژه در یک زمان، وقت خود را به طور موثر صرف نمی کنند.
آیا شما یا تیم شما نیز با مشکل مشابهی مواجه شده اید؟ اگر بله، این مقاله به شما کمک می کند تا راه حلی پیدا کنید. و راه حل “روش شکل دادن” نام دارد.

تاریخچه روش Shape up چیست؟
تیم پشتیبان Basecamp ، یک برنامه همکاری آنلاین که به افراد امکان می دهد کار خود را با هم مدیریت کنند و با یکدیگر ارتباط برقرار کنند، با مشکلات مشابهی روبرو شدند که در بالا ذکر شد. Basecamp در سال 2003 به عنوان ابزاری که تیم توسعه داخلی برای خود ساخته بود شروع به کار کرد. در آن زمان Basecamp یک شرکت مشاوره بود که متخصص در طراحی وب سایت برای چندین مشتری بود. اما با رشد تیم از قدرت تک رقمی کارمندان به دو رقمی، و تغییر چشم انداز یک برنامه همکاری آنلاین از یک مشاور، شرکت با مشکلاتی روبرو شد که در بخش بالا ذکر شده است. این زمانی است که تیم داخلی در Basecamp مفهوم روش Shape Up را ارائه کرد که از بیش از یک دهه تا کنون در چندین شرکت مورد استفاده قرار گرفته است. هدف این روش تعریف و برنامه ریزی بهتر پروژه ها قبل از واگذاری آنها به تیم های توسعه برای ساخت و ارسال است.

روش Shape up چیست؟
روش Shape up شرکت ها را قادر می سازد تا با پرداختن به ریسک ها و ناشناخته ها در هر مرحله از فرآیند توسعه محصول، به محصولی مشتری پسند دست یابند. روش انجام این کار با شکل دادن، شرط بندی و ساخت محصولات توسط تیم های توسعه محصول است. برخی از مفاهیم کلیدی که بخش مهمی برای درک این روش هستند عبارتند از:

شکل دهی – این مرحله زمانی است که مدیریت بالاتر پروژه های متعددی را کشف می کند، آنها را به وضوح تعریف می کند و آنها را به تیم توسعه می دهد. شکل دادن به یک پروژه مستلزم تعادلی بین ارائه اطلاعات دقیق کافی برای تیم توسعه برای شروع کار و داشتن جهت گیری مناسب است، اما به اندازه کافی انتزاعی برای ارائه راه حل های خلاقانه. پروژه‌های شکل‌دهی یا پیش از کار، تلاش می‌کند تا تعادلی بین آن‌قدر مشخص برای ارائه جهت و انتزاعی بودن برای ایجاد فضایی برای تیم‌ها ایجاد کند. این یک فرآیند بسیار مهم است زیرا به حل سوالات باز حتی قبل از انتشار آنها برای تیم پروژه کمک می کند. به این ترتیب، تا زمانی که پروژه به تیم توسعه برسد، از قبل مختصر و واضح است.
شرط بندی – این مرحله ای است که در آن پروژه های شکل گرفته با جزئیات مورد بحث قرار می گیرند. مدیریت بالاتر همراه با ذینفعان مربوطه پروژه ها را اولویت بندی می کند و تصمیم می گیرد که کدام یک برای بودجه تصویب شود و کدام یک باید کنار گذاشته شود. مواردی که دور ریخته می شوند در یک پایگاه داده ذخیره می شوند اما تا زمانی که مدیریت بالاتر تصمیم به تایید آنها نگیرد، کار دیگری روی آنها انجام نمی شود.
ساختمان – این مرحله ای است که پروژه ها با مسئولیت تیم توسعه منتقل می شوند. این شامل مدیر محصول، طراحان و تیم مهندسی می شود. نکته کلیدی در اینجا این است که جدول زمانی پروژه 6 هفته است. این به این دلیل است که تیم Bandcamp که این پروژه را ارائه کرد، معتقد بود که شش هفته برای ساختن چیزی از شروع تا پایان معنادار کافی است و به اندازه کافی کوتاه است که همه بتوانند از همان ابتدا مهلت نزدیک شدن را احساس کنند، بنابراین از زمان عاقلانه استفاده می کنند. اکثر ویژگی‌های جدید ما در یک چرخه شش هفته‌ای ساخته و منتشر می‌شوند.
چرا از آن استفاده کنید؟
گفته می‌شود که روش شکل‌دهی ریسک را در همان ابتدا کاهش می‌دهد، زیرا مدیریت بالاتر و ذینفعان مربوطه پروژه را در همان ابتدا درک می‌کنند. این همچنین باعث کاهش ابهام در مورد پروژه قبل از اینکه به تیم توسعه محصول برسد. همچنین تیم‌های محصول را قادر می‌سازد تا در مورد مشکلات درستی که می‌توانند تأثیر بسیار بیشتری در مراحل اولیه داشته باشند، فکر کنند. این به نوبه خود به آنها اجازه می دهد تا روی محصولات مناسب تمرکز کنند و محصولات کم تاثیر را دور بریزند. و در نهایت، روش شکل‌دهی به تیم‌ها جهت می‌دهد و از این طریق به آنها کمک می‌کند تا با توجه به جدول زمانی 6 هفته‌ای، در مسیر حرکت قرار گیرند.

چگونه از متد شیپ آپ استفاده کنیم؟
همانطور که قبلا ذکر شد، توسعه محصول یک فرآیند بسیار پیچیده است و بسته به بزرگی مشکل، این فرآیند نیز می تواند زمان بر باشد. اینجاست که متد Shape Up وارد تصویر می شود. اگر شما یک مدیر محصول، طراح، توسعه دهنده یا فردی هستید که به طور فعال در فرآیند توسعه محصول شرکت دارد، مراحل زیر به شما کمک می کند تا روش Shape Up را پیاده سازی کنید.

همیشه با چشم انداز شروع کنید. تصویر بزرگتر را درک کنید. این نه تنها برای مدیریت بالاتر که نقش مهمی در روش Shape Up ایفا می کند، بلکه برای تیم توسعه محصول نیز که از فرآیند توسعه مراقبت می کند بسیار مهم است. وضوح در چشم انداز نیمی از نبرد برنده شده است. و هنگامی که وضوح به دست آمد، این موضوع را به وضوح به همه اعضای تیم مربوطه در میان بگذارید.
مدیریت بالاتر از طریق لیست پروژه هایی که با چشم انداز ارتباط برقرار می کند می گذرد.
مدیریت بالاتر پروژه هایی را که ارزش کار کردن را دارند اولویت بندی و انتخاب می کند. این پروژه ها دارای بودجه نیز هستند.
سپس پروژه ها به تیم توسعه داده می شود که ابتدا پروژه را درک کرده و سپس آن را در مدت 6 هفته می سازد.
در پایان 6 هفته، مدیریت بالاتر 2 هفته وقت می گیرد و برای 6 هفته آینده پروژه ها را شکل می دهد و شرط بندی می کند. پس از انجام این کار، پروژه های احترام به مرحله “ساخت” 6 هفته ای می روند.
نمودار زیر به شما کمک می کند تا فرآیند را نشان دهید و درک کنید –

مزایای متد Shape Up
کاهش فشار زمانی و افزایش کیفیت کار: با داشتن چرخه‌های شش هفته‌ای و مدیریت دامنه، تیم‌ها می‌توانند کار خود را بدون استرس و با کیفیت بهتری انجام دهند.
افزایش شفافیت و پیش‌بینی‌پذیری: با تعریف دقیق پروژه‌ها و دامنه آن‌ها، تیم‌ها می‌دانند که باید روی چه چیزی تمرکز کنند و چه چیزی از آن‌ها انتظار می‌رود.
تمرکز بر ویژگی‌های مهم: با محدود کردن دامنه و تمرکز بر ویژگی‌های اساسی، محصولات بهتر و با ارزش‌تری تولید می‌شوند.
اگر شما به عنوان یک مدیر طراح یا مدیر محصول، به دنبال روشی هستید که بتواند بهره‌وری و کیفیت کار تیم‌های شما را افزایش دهد، متد Shape Up می‌تواند گزینه مناسبی باشد. این متد نه تنها باعث بهبود فرآیند توسعه می‌شود، بلکه به تیم‌ها اجازه می‌دهد تا با تمرکز و شفافیت بیشتری کار کنند./ منبع: وبسایت علیرضا روهنده